TA BusinessOptimizer: digitales Dokumentenmanagement einfach gemacht

TA BusinessOptimizer: digitales Dokumentenmanagement einfach gemacht

Mit TA BusinessOptimizer in digitales Dokumentenmanagement einsteigen (Bildquelle: TA Triumph-Adler)

– Einfacher Einstieg in das digitale Dokumentenmanagement: TA Triumph-Adler bietet jetzt zwei skalierbare Anwendungen für die spezifischen Anforderungen aller Unternehmensgrößen. Sowohl die standardisierte Out-of-the-Box-Lösung „TA BusinessOptimizer“ als auch der darauf aufbauende und individuell anpassbare „TA BusinessOptimizer Workflow“ basieren auf der ECM-Software nscale des Schwesterunternehmens Ceyoniq. Beide Anwendungen arbeiten mit den gleichen vier Business-Apps.
– Zentrale, schnelle Dokumentenablage, effiziente Geschäftsprozesse und optimal kalkulierbare Kosten. Die Business-Apps optimieren bei Nutzern Ausgaben, Ressourcen, Zeit und schaffen optimale Arbeitsbedingungen – auch im Rahmen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
– TA Triumph-Adler bietet für „Digitalisierungs-Neulinge“ im Mittelstand benutzerfreundliche, nach oben skalierbare Anwendungen und setzt die kleinere Lösung, „TA BusinessOptimizer“, schon innerhalb eines Tages inklusive Installation und Einweisung um – ohne aufwändige Workshops.

Nürnberg, 26.02.2018. Die Frist zur Umsetzung der Datenschutzgrundverordnung läuft am 25. Mai 2018 endgültig ab. Auch vor diesem Hintergrund bietet TA Triumph-Adler jetzt neue Einsteiger-Lösungen für das digitale Dokumentenmanagement – und zwar für jede Unternehmensgröße und Anforderung. Ob im Unternehmen drei oder mehrere Hundert vernetzte Multifunktionsgeräte (MFP) stehen: Der effektive Umgang mit dem wachsenden Datenberg ist in Zeiten der Digitalisierung eine Herausforderung. TA Triumph-Adler begegnet dieser mit der Out-of-the-Box-Lösung „TA BusinessOptimizer“ und dem darauf aufbauenden und individuell anpassbaren „TA BusinessOptimizer Workflow“. Beide basieren auf der ECM-Software nscale des Schwesterunternehmens Ceyoniq und lassen sich auf Wunsch bis zum vollumfänglichen ECM upgraden. Vorteil: Neben der ausgereiften Software profitieren Kunden bei TA Triumph-Adler vor allem von der sehr gut ausgebauten Vertriebsstruktur und professioneller Beratungsleistung.

Die DSGVO verlangt eine rechtskonforme Umsetzung von Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen. Hier hilft der „TA BusinessOptimizer“ auch dabei, Dokumente mit personenbezogenen Daten entsprechend abzulegen. Das erleichtert die Verwaltung und Steuerung aller Informationen und Prozesse im Unternehmen.

„Zwei große Hindernisse gibt es vor allem bei kleineren Unternehmen bei der Digitalisierung des Informationsmanagements: Zum einen scheuen kleinere KMU die vermeintlich hohe Investition, zum anderen besteht ein großer Respekt vor dem organisatorischen, bzw. technischen Aufwand“, so Christopher Rheidt, Geschäftsführer TA Triumph-Adler. „Deswegen haben wir unsere Expertise aus mehreren Hundert Software-Installationen bei Kunden und unserer 15-jährigen Markterfahrung im ECM-Markt optimal genutzt: Und zwar, um eine Lösung zu entwickeln, die etwa beim ,BusinessOptimizer mit seiner Installations- und Einweisungszeit von nur einem Tag extrem einsteiger- und kostenfreundlich ist. „Das nennen wir bodenständige Digitalisierung – nämlich eine, die sich an den Bedürfnissen unserer Kunden orientiert.“

Einfacher Einstieg: „TA BusinessOptimizer“
„TA BusinessOptimizer“ bietet den einfachen, standardisierten Einstieg und richtet sich an kleinere Mittelständler oder die einzelnen Fachabteilungen in größeren Unternehmen, die Dokumente zentral ablegen und schnell wiederfinden sowie Geschäftsprozesse effizient gestalten möchten. Angesprochen werden diejenigen, die Verwaltungsaufgaben zeitsparend bewältigen wollen und dabei die Kosten kalkulierbar und überschaubar gestalten möchten. „Der Nutzen liegt auf der Hand: schnelleres Auffinden von Dokumenten, Rechtssicherheit durch Archivierung unternehmenskritischer Unterlagen, intuitive Benutzerführung oder unternehmensweiten Datenzugriff“, sagt Daniel Wagenführer, General Manager Business Development Sales & Service Group. „TA BusinessOptimizer“ lässt sich Dank der HyPAS-App TA Business-Connect mit dem TA Multifunktionssystem verbinden. Dadurch steuern Anwender die vier Business-Apps des „TA BusinessOptimizer“ direkt über das MFP-System an und sparen noch einmal Zeit. Kunden der Appliance-Lösung „BusinessOptimizer Workflow“ profitieren nicht nur von den vier Business-Apps, sondern darüber hinaus auch noch von einer optimierten Integration in die IT-Umgebung und der Möglichkeit, die Funktionen ihrer Software individuell zu erweitern: Anwender nutzen Ad-hoc-Workflows zur Dokumentenweiterleitung und für Freigaben, Übernahme von Kundenstammdaten, LDAP-Anbindung oder erweiterte Capture-Funktionalitäten. Auch die Anbindung an ein vorhandenes ERP-System ist möglich.

Die Funktionen der vier Business-Apps
Die vier komfortablen Business-Apps, die jeweils sowohl beim „TA BusinessOptimizer“ als auch beim „BusinessOptimizer Workflow“ zum Einsatz kommen, im Detail: Die Anwendungen stehen für ein effizientes Dokumentenmanagement, denn bei komplexen und individuellen Lösungen ist die Orts- und Zeitunabhängigkeit aller Informationen ein wichtiger Faktor, die Kosten und Ressourcen zu schonen. Mit dem TA BusinessOptimizer Contract Management verwalten Anwender etwa sämtliche Verträge und Fristen einfach und effektiv. Dabei werden alle Dokumente, Informationen und Anlagen in übersichtliche, digitale Vertragsakten organisiert. TA BusinessOptimizer Human Resources professionalisiert das Personalmanagement. So legt die App beispielsweise fachbezogene Übersichten und Masken an, verwaltet Personaldokumente oder legt automatisch Unterordner zu Weiterbildungen oder Krankentagen an. Im Bereich kundenbezogener Daten liefert TA BusinessOptimizer Sales & Distribution beispielsweise einen sicheren, zentralen Ablage- und Verwaltungsort für Kundenlisten, Verträge oder sonstige wichtige Korrespondenz. Für den Einkauf bietet TA BusinessOptimizer Procurement wertvolle Unterstützung bei der gesamten Lieferanten- und Bestellungsverwaltung.

Über die TA Triumph-Adler GmbH:
Die TA Triumph-Adler GmbH ist der deutsche Spezialist im Document Business und gehört mit 117 Jahren Historie zu den traditionsreichsten Marken in der ITK-Branche. Heute entwickelt und liefert TA Triumph-Adler ganzheitliche Managed Document Services (MDS), die den vollständigen Bearbeitungsprozess von Dokumenten abdecken. Ziel ist es, die voranschreitende Vernetzung und Mobilisierung von Bürotätigkeiten zu unterstützen. Die Leistungen beinhalten die individuelle Analyse und Beratung von Geschäftskunden, die Implementierung eines IT-basierten Dokumenten-Workflows und die kontinuierliche Prozessoptimierung anhand der eigenen Asset- und Systemmanagementlösung TA Cockpit, ausgezeichnet unter anderem mit dem IT-Innovationspreis 2011. Das Unternehmen ist Vollsortimenter im Dokumenten-Management und verfügt mit der TA Leasing GmbH über einen eigenen Finanzdienstleister, der Geschäftskunden nahezu jede Form der Finanzierung ermöglicht. Persönliche Kundenbetreuung und flächendeckender, bundesweiter Service, zertifiziert durch den TÜV Süd, zeichnen TA Triumph-Adler aus. In Deutschland vertreibt das Unternehmen über den Direktvertrieb mit einem dichten Netz regionaler Solution Center an 35 Standorten, davon 29 Vertriebsstandorte. Darüber hinaus gibt es 13 weitere Standorte in fünf Ländern sowie Distributionspartner in EMEA. Die Gesellschaft übernimmt mit der Triumph-Adler Stiftung „Triumph für Kinder“ (Kto. 5 260 500, BLZ 760 400 61) sozial- und gesellschaftspolitische Verantwortung, fühlt sich dem Schutz der Umwelt verpflichtet und folgt einer effizienten und umfassenden Corporate Governance. Seit Oktober 2010 gehört die TA Triumph-Adler GmbH mit der eingetragenen Marke UTAX zu 100 Prozent zur Kyocera Document Solutions Inc. mit Sitz in Osaka, Japan. Der Sitz der Gesellschaft ist Nürnberg mit dem operativen Headquarter in Norderstedt bei Hamburg.

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